Esperienza e strumenti in un caso reale di analisi dei procedimenti amministrativi↵
In questa pagina viene illustrato il percorso realizzato dal Comune di Palermo per l’analisi dei procedimenti amministrativi in conformità al Codice dell'Amministrazione Digitale (riferimento articoli 41 e 12).
- Le pubbliche amministrazioni gestiscono i procedimenti amministrativi utilizzando le tecnologie dell'informazione e della comunicazione. Per ciascun procedimento amministrativo di loro competenza, esse forniscono gli opportuni servizi di interoperabilita' ((o integrazione)), ai sensi di quanto previsto ((dagli articoli 12 e 64-bis))
- Le pubbliche amministrazioni nell'organizzare autonomamente la propria attivita' utilizzano le tecnologie dell'informazione e della comunicazione per la realizzazione degli obiettivi di efficienza, efficacia, economicita', imparzialita', trasparenza, semplificazione e partecipazione nel rispetto dei principi di uguaglianza e di non discriminazione, nonche' per l'effettivo riconoscimento dei diritti dei cittadini e delle imprese di cui al presente Codice in conformita' agli obiettivi indicati nel Piano triennale per l'informatica nella pubblica amministrazione di cui all'articolo 14-bis, comma 2, lettera b).
Tutto inizia nel novembre 2020 con una direttiva del Segretario Generale che ha la finalitĂ di effetuare l'analisi di ogni procedimento, ufficio per ufficio, coinvolgendo responsabili di procedimento e dirigenti.
Vengono costruite (dal Servizio Innovazione del Settore Servizi Diezione Generale) delle schede tabellari per la mappatura e analisi dei procedimenti e distribuite al personale per la compilazione.
Il percorso di compilazione viene monitorato da un Ufficio centrale (il Servizio Innovazione) con una semplice metodologia di seguito illustrata.
Il Piano della Performance e gli obiettivi funzionali alla transizione digitale dell'ente↵
Con nota n. 1319949 del 18.11.2020 del Segretario Generale (Integrazione Piano della Performance e Obiettivi Dirigenziali anno 2020) vengono assegnati ai Dirigenti gli obiettivi di redigere le schede per la descrizione e analisi dei procedimenti amministrativi di competenza, da completare entro il 31 dicembre 2021.
Redazione dell’analisi dei processi amministrativi relativi ai procedimenti ascritti alla competenza dei Servizi dirigenziali finalizzati al lavoro di digitalizzazione degli stessi processi
Trasmissione al Servizio Innovazione entro il 31/12/2020 di Foglio di Lavoro formato Excel riportante la descrizione delle fasi di processo di lavoro gestito relativo al procedimento amministrativo ascritto al servizio
L’analisi dei procedimenti amministrativi è necessaria per la corretta digitalizzazione degli stessi↵
A seguito della nota n. 1319949 del 18.11.2020 del Segretario Generale, il Servizio Innovazione predispone una scheda in formato tabellare per facilitare la compilazione delle informazioni sull’analisi dei procedimenti. La scheda viene condivisa via email a tutti i dirigenti. Il Servizio Innovazione presta supporto ai colleghi degli uffici per la compilazione delle schede.
La scheda è composta da 2 fogli in formato tabellare:
- uno per la descrizione dei metadati
- e uno per la descrizione delle fasi operative del procedimento amministrativo.
Richiesta ai dirigenti di compilazione delle schede↵
Viene chiesto ai Dirigenti di impartire direttive alle UU.OO. del proprio Servizio/Settore per avviare tempestivamente la compilazione delle schede e il relativo caricamento nella cartella di Google Drive dell'Area di appartenenza. Prima del caricamento delle schede sulla cartella di Google Drive da parte dei referenti delle UU.OO. responsabili di procedimenti amministrativi, si chiede ai Dirigenti di verificare l'esattezza e completezza delle informazioni riportate nelle stesse schede.
L'esattezza e completezza delle informazioni è necessaria, in un secondo momento, per costruire le funzioni operative di una piattaforma informatica di gestione documentale trasversale a tutti gli uffici, in grado di soddisfare le esigenze delle varie UU.OO. nella gestione dei procedimenti amministrativi di competenza.
Descrivere le fasi operative anche per endo-procedimenti↵
E' buona prassi descrivere le fasi del procedimento per macro fasi, riducendo il numero delle fasi nei casi di procedimenti complessi e di inserire nel campo "note aggiuntive" eventuali dettagli utili a comprendere le complessitĂ delle stesse macro fasi descritte relative al procedimento amministrativo.
Gli endo-procedimenti possono essere così tracciati nel campo "note aggiuntive".
Per la compilazione della scheda sulle "fasi operative "dei procedimenti vedi la relativa pagina.
Comunicare la compilazione delle schede↵
Ultimata la compilazione della scheda il referente dell'UO informa via email il proprio dirigente e il referente dell'Area/Settore dell'avvenuta compilazione e del relativo inserimento (caricamento) nella cartella Drive dell'Area/Settore di appartenenza.
Un ufficio centrale controlla il contenuto delle schede↵
Il Servizio Innovazione (uficio centrale che effettua il monitoraggio) provvede a verificare il contenuto delle schede compilate e inserite nella cartella Drive dell'Area/Settore, e nel caso risultino mancanti informazioni importanti contatta il referente del procedimento amministrativo (email - tel) indicato nella stessa scheda.
Ultimata l’attività di controllo e censimento delle schede, il Servizio Innovazione provvede a costruire un file tabellare contenente l'elenco dei procedimenti dell’ente da condividere con il personale comunale e da rendere disponibile per la pubblica consultazione, così da facilitare i cittadini nella comprensione dei servizi di interesse.
L'elenco è costruito attraverso l'utilizzo di un file excel (su Google Drive) e lo "schema dati" è il seguente:
| area | settore | servizio | denominaz. procedimento | lavoro agile | email resp procedim. | telefono info | link scheda | rif |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
Il campo link scheda contiene i link (URL) ai file tabellari contenente sia i metadati che gli step operativi dei vari procedimenti amministrativi, file che si trovano tutti dentro una cartella di Google Drive.
L'elenco dei procedimenti redatto servirĂ per costruire un interfaccia di catalogo di facile consultazione, anche online, illustrata nella pagina Catalogo dei procedimenti amministrativi.
Metodologia per monitorare la compilazione delle schede sui procedimenti↵
Considerato l'alto numero di procedimenti e l'articolata organizzazione dell'Amministrazione comunale di Palermo, viene costruita su Google spreadsheet (fogli su Google Drive) una scheda per il monitoraggio delle attivitĂ in corso.
Una funzione sui fogli tabellari Google spreadsheet consente di fissare risultati attesi e ogni volta che si raggiunge un risultato, flaggando la casella accanto quella con il risultato atteso è possibile visualizzare un andamento del lavoro per %, comodo per il monitoraggio.
Nel file https://docs.google.com/spreadsheets/d/1rEKcFH5NGqXr9KIHNHa6voSWBXnsljz4kOsmz91VDPE sono riportate le formule da inserire dentro due celle, in particolare per generare gli effetti dell’andamento progressivo del lavoro
=SPARKLINE(COUNTIF(A5:A,TRUE),{"charttype","bar";"max",COUNTA(B5:B);"color1","red"})
=COUNTIF(A5:A,TRUE)/COUNTA(B5:B)
Focus dell'AGID sul "SGPA" - Sistema di Gestione dei Procedimenti Amministrativi↵
L'AGID sottolinea che la gestione documentale dei procedimenti amministrativi garantisce la corretta amministrazione dei documenti dalla produzione alla conservazione.
Il Sistema di gestione dei procedimenti amministrativi nazionali è realizzato attraverso la definizione, a carico di AgID, delle regole di interoperabilità dei flussi documentali che le Pubbliche amministrazioni implementano per aderire al sistema.
Le amministrazioni implementano le API (application programming interface) per la partecipazione al Sistema di gestione dei procedimenti amministrativi..
Al riguardo è possibile consultare i Requisiti funzionali, non funzionali e di progetto del Sistema di gestione dei procedimenti amministrativi.
Il SGPA è
un sistema informatico la cui architettura è basata su componenti software aggregati per servizi organizzati su tre macro livelli funzionali, Front End, BackEnd e Datalayer, con compiti e responsabilità chiare e distinte, progettati nel rispetto dei migliori standard dell’ingegneria del software.